PlayNext Lab (sau đây là PNL) là công ty quản lý TalentHub – kênh kết nối các kỹ sư quốc tế và Nhật Bản. Bên cạnh các vị trí tuyển dụng từ phía đối tác, bản thân công ty chúng tôi cũng đón chào rất nhiều thành viên là công dân nước ngoài, chiếm đến 80% nhân sự kỹ sư nội bộ.
Từ đầu tháng 3, để đảm bảo an toàn cho nhân viên và ngăn chặn sự lây lan của COVID-19 đang trở nên nghiêm trọng ở Tokyo, PNL đã thử áp dụng các giải pháp làm việc, họp hành tại nhà. Vào ngày 7/4, đáp lại yêu cầu của chính phủ, PNL cho phép toàn bộ anh em trong công ty làm việc tại nhà (working from home, sau đây là WFH), đồng thời vẫn nỗ lực duy trì tinh thần teamwork và hiệu suất làm việc.
Dù vậy, chúng tôi đã gặp phải những khó khăn gì và làm thế nào để vượt qua, mời các anh chị kỹ sư đọc tiếp phần chia sẻ của Kashiwa san, bác Tổng PNL nhé!
Contents
Tác động của COVID đến phương thức làm việc của PNL
Những tin tức đầu tiên về COVID tại Nhật Bản là từ cuối tháng 12 năm 2019, và có nhiều công ty đã quyết định tổ chức cho nhân viên WFH từ khá sớm. Nổi bật nhất, một tập đoàn IT lớn đã công bố thực thi WFH từ cuối tháng 1.
“Tôi đã theo dõi tin tức và cân nhắc rất nhiều về việc chuyển sang phương thức WFH từ cuối tháng 1, tuy nhiên vẫn còn băn khoăn về hiệu suất làm việc có thể giảm nếu để nhân viên WFH” – Kashiwa san cho biết. Tuy nhiên, tình hình dịch virus cứ ngày càng xấu đi. Mặc dù đã có một biện pháp khống chế, số lượng người nhiễm COVID vẫn tăng đều, và WFH được cân nhắc áp dụng rộng rãi hơn.
“Đây được coi là một sự thay đổi lớn về mặt xã hội, và tôi nhận ra rằng chỉ xem xét trên phương diện hiệu suất làm việc để quyết định WFH là chưa hợp lý. Để đảm bảo an toàn cho nhân viên, việc chuyển sang phương thức WFH là cần thiết”. Chính điều này đã được kêu gọi bởi chính quyền Nhật Bản nói chung và Tokyo nói riêng.
【速報】全国に緊急事態宣言を発令 安倍首相https://t.co/NbvxE3yAiO
新たに40道府県に対して緊急事態宣言を発令した。期間は5月6日まで。さらに、北海道、茨城、石川、岐阜、愛知、京都と7都府県を「特定警戒都道府県」に指定。 pic.twitter.com/eBoeSrvna9
— ライブドアニュース (@livedoornews) April 16, 2020
WFH từ đầu tháng 3, toàn thể nhân viên chính thức WFH từ 7/4
PHL quyết định quyết định chọn nhóm kỹ sư đang tham gia hỗ trợ các dự án từ xa, làm việc cố định tại văn phòng công ty để thử nghiệm WFH. Nhóm kỹ sư này được cân nhắc WFH trước tiên vì họ hiểu rõ và sử dụng thành thạo các phần mềm họp và tương tác online, mỗi cá nhân có nhiệm vụ rõ ràng và vai trò cụ thể.
Sau khi 100% nhân viên WFH từ 7/4, hầu hết mọi hình thức liên lạc đều qua Slack và Zoom, vì vậy việc trao đổi thông tin qua tin nhắn hoặc họp online càng được tăng cường. Dù không gặp nhau thường xuyên tại văn phòng, các thành viên vẫn duy trì việc chia sẻ những việc thường nhật thông qua họp đầu giờ và cuối giờ làm việc để không làm giảm tinh thần teamwork.
PHL đã gặp phải những khó khăn nào khi tổ chức WFH?
MORE ON JAPAN ~ Just 9% of respondents said they’re working from home. Nearly 90% are washing their hands. pic.twitter.com/gdjf2zK7id
— Yuri Kageyama (@yurikageyama) April 5, 2020
Khó khăn của WFH, hóa là lại là … đa số nhân viên không thích làm việc tại nhà. Điều này nằm ngoài dự đoán của cấp quản lý. Có thể nói rằng tâm lý “bất an khi ở nhà làm việc trong khi cả nhóm vẫn đi làm” của các kỹ sư nước ngoài trẻ tuổi khiến thời gian đầu các trưởng nhóm phải huy động thành viên … hưởng ứng WFH.
Một khó khăn nữa mà PNL phải giải quyết là hỗ trợ các kỹ sư của PNL đang on-site tại văn phòng của khách hàng được WFH càng sớm càng tốt. Các thành viên sales đã chủ động liên hệ với khách hàng hỏi thăm về việc có tổ chức WFH hay không, và WFH như thế nào. Dù có chậm hơn một chút, các kỹ sư on-site đã bắt đầu WFH từ cuối tháng 3 và vẫn duy trì tốt tiến độ dự án.
Kết
Với tình hình COVID vẫn đang diễn ra “hơi căng” như hiện tại, WFH là phương án an toàn mà các công ty nên cân nhắc. WFH đang được triển khai ngày càng rộng rãi hơn, và phương thức làm việc này có thể sẽ chiếm ưu thế trong tương lai nếu COVID trở thành dịch bệnh thường niên.
